DentalPolaris

Versión v2-2026-08 · Vigente desde el 5 de agosto de 2026

Política de Devoluciones y Garantía

Cuándo devolvemos el dinero de tu suscripción, cuándo no, en qué plazo y cómo se pide. Incluye el derecho de retracto, la reversión del pago y la garantía legal del servicio.

Los datos de identificación de la sociedad responsable aparecen entre corchetes porque su constitución está en trámite. Se completarán antes de la publicación comercial de este documento; entretanto, las obligaciones aquí descritas las asume quien opera la plataforma bajo la marca Dental Polaris.

Esta política explica qué pasa con el dinero que pagas por tu suscripción a Dental Polaris, prestada por [[RAZÓN SOCIAL]]. Forma parte de los Términos y Condiciones y es el documento que aceptas al contratar.

Está escrita para que encuentres tu caso rápido. La primera sección es una tabla con todas las situaciones posibles y su respuesta; el resto del documento las desarrolla una por una, con el plazo que tienes para pedir, el plazo que tenemos para responder y el procedimiento exacto.

Una aclaración de fondo antes de empezar: los casos en que devolvemos dinero no son una concesión comercial nuestra, son derechos que te reconoce la ley colombiana. Nada de lo que dice este documento puede entenderse como una renuncia a ellos, y si alguna frase pareciera decir lo contrario, prevalece la ley.

1. Resumen: cuándo devolvemos el dinero y cuándo no

Busca tu situación en la primera columna. Cada fila enlaza con la sección que la explica en detalle.

Los plazos en días hábiles excluyen sábados, domingos y festivos. A los casos de esta tabla se suman otros dos, descritos en la cláusula 11 de los Términos y Condiciones: si terminamos nosotros el contrato por conveniencia o por incumplimiento grave nuestro, te devolvemos la parte proporcional de lo pagado y no ejecutado; y si te cobramos de más, por error o por duplicado, te devolvemos el exceso. Los dos, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a que lo reclames.
Tu situación¿Hay devolución?Plazo para pedirlaCómo se hace
Te arrepentiste de haber contratado (retracto). Sección 5.Sí: el 100 % de lo pagado.5 días hábiles desde que contrataste.Escribes a contacto@dentalpolaris.com. No tienes que explicar por qué. Devolvemos en máximo 15 días calendario sobre el mismo medio de pago.
Fraude, cobro que no solicitaste, servicio no recibido, servicio distinto al ofrecido o defectuoso (reversión del pago). Sección 6.Sí: se reversa el pago.5 días hábiles desde que tuviste noticia del hecho.Presentas la queja a contacto@dentalpolaris.com, te damos constancia con fecha y causal, avisamos a tu banco dentro de esos mismos 5 días hábiles y la reversión se hace efectiva en 15 días hábiles.
Te cobramos por débito automático autorizado un servicio de pago periódico. Sección 6.Sí, y sin necesidad de justificar el motivo.Hasta un mes después de ocurrido el pago.Lo solicitas a tu entidad emisora y a nosotros. También puedes revocar la autorización de débito en cualquier momento.
No prestamos el servicio en las condiciones contratadas (incumplimiento nuestro). Sección 8.Sí, y la elección es tuya: que lo prestemos bien o que te devolvamos el precio pagado.Mientras el contrato esté vigente y, en todo caso, dentro del año siguiente a su terminación.Reclamación a contacto@dentalpolaris.com. Respondemos de forma motivada y con pruebas dentro de los 15 días hábiles siguientes.
Subimos la tarifa o cambiamos los términos y no aceptas el cambio. Sección 9.Sí: reembolso proporcional de lo pagado y no ejecutado, sin penalidad.Dentro del plazo de preaviso, antes de que el cambio entre en vigor.Nos avisas a contacto@dentalpolaris.com de que terminas el contrato por esa causa y liquidamos la parte proporcional.
Cancelas tu suscripción por decisión propia. Sección 10.No, porque el servicio se sigue prestando: conservas el acceso completo hasta el último día del periodo que ya pagaste.Puedes cancelar cuando quieras.Desde el panel de facturación de la plataforma. No cobramos penalidad ni cargo por terminación anticipada.
Usaste poco la plataforma, o no la usaste. Sección 3.No. El servicio estuvo disponible durante todo el periodo pagado.No aplica.Para probar el producto sin arriesgar dinero existe la prueba gratuita de 14 días (sección 4).
Te suspendimos el acceso por mora. Sección 11.No hay devolución de lo ya pagado, porque ese periodo sí se prestó.No aplica.La suspensión nunca es una retención de tus datos: te entregamos la información de tu clínica sin condicionarla al pago de la deuda.

2. Qué cubre esta política y a quién se aplica

Esta política trata exclusivamente del dinero que tú pagas por tu suscripción a Dental Polaris. No regula el dinero que tú recibes de tus pacientes: los abonos, los cobros y las devoluciones que hagas dentro del CRM pertenecen a tu relación con tu paciente, y la plataforma solo registra lo que tú decidas. Las reglas de esa relación las pones tú.

Algunos de los mecanismos que siguen —el retracto y la reversión del pago— son figuras del Estatuto del Consumidor y la ley las reserva a quien tenga la calidad de consumidor. Por eso conviene decir con precisión, y sin trampa, quién es quién.

Destinación empresarial del servicio
Dental Polaris es una herramienta de trabajo: con ella se registra la historia clínica, se agenda, se presupuesta, se cobra y se generan los RIPS. Quien la contrata —una clínica o un profesional independiente— la usa para desarrollar su actividad económica de prestación de servicios de salud, no para una necesidad privada, familiar o doméstica. El artículo 5 numeral 3 de la Ley 1480 de 2011 define consumidor como el destinatario final que adquiere un producto para una necesidad propia, privada, familiar o doméstica, y también empresarial cuando no esté ligada intrínsecamente a su actividad económica.
Qué significa eso, y qué NO significa
Significa que describimos el destino real del servicio, que es un hecho. No significa que te pidamos renunciar a nada: una cláusula que te obligara a declarar que no eres consumidor y a renunciar a la Ley 1480 sería ineficaz de pleno derecho (artículos 4 y 43 numeral 2) y no la escribimos. Quién es consumidor en un caso concreto lo decide la autoridad competente, no este contrato.
Cómo lo aplicamos en la práctica
Si eres consumidor, te asisten íntegros el retracto (sección 5) y la reversión del pago (sección 6). Los otros dos casos de devolución no dependen de esa calificación: la devolución por incumplimiento nuestro (sección 8) y el reembolso proporcional por cambio de tarifas o de términos (sección 9) se aplican a todos nuestros clientes, sean consumidores o no.

3. La regla general: no hacemos devoluciones voluntarias

Fuera de los casos que esta política reconoce, no hacemos devoluciones de dinero por decisión comercial. No devolvemos porque cambiaste de opinión pasado el plazo de retracto, porque usaste poco la plataforma, porque contrataste el plan anual y a los tres meses quisiste el mensual, ni porque el equipo no adoptó la herramienta. En todos esos casos el servicio estuvo disponible y se prestó.

Preferimos decirlo con claridad antes de que pagues, y no después. Justamente por eso el producto no se vende a ciegas: existe un periodo de prueba gratuito de 14 días, sin cobro alguno, que es el mecanismo pensado para que evalúes Dental Polaris con tu propia operación antes de comprometer un peso. La sección 4 lo explica tal como funciona hoy.

Que no haya devoluciones voluntarias no significa que no haya devoluciones. Los casos de las secciones 5, 6, 8 y 9 —a los que se suman el cobro erróneo o duplicado y la terminación por nuestra conveniencia o por incumplimiento grave nuestro, ambos en la sección 1— son derechos que te reconoce la ley y que respetamos íntegros: nada en este documento los limita, los condiciona a requisitos adicionales ni te obliga a renunciar a ellos. Si en algún punto el texto pareciera decir lo contrario, esa frase se tiene por no escrita y prevalece la ley.

4. El periodo de prueba de catorce días

La prueba dura catorce (14) días y es gratuita: durante ese lapso no se genera ningún cobro por la suscripción. Es el mecanismo que ofrecemos para que pruebes el producto sin riesgo económico, y es la razón por la que no hacemos devoluciones voluntarias después.

Terminada la prueba, si decides continuar, la contratación es un acto expreso tuyo: en la pantalla de contratación marcas la aceptación de los Términos y Condiciones y de esta política, y solo a partir de esa aceptación se origina el cobro. Conservamos el registro de esa aceptación con su versión, su fecha y su hora, y esa es la prueba de qué documento rige tu contrato.

La prueba no se activa sola desde un botón de registro. Hoy se solicita agendando una demostración desde nuestro sitio, y nuestro equipo comercial la habilita en tu cuenta. Lo decimos porque describirla como un clic sería falso, y porque afecta el tiempo que tardarás en empezar a evaluar el producto.

5. Derecho de retracto

Si tienes la calidad de consumidor, la contratación en línea de Dental Polaris es una venta a distancia y te asiste el derecho de retracto del artículo 47 de la Ley 1480 de 2011. Retractarse es deshacer el contrato sin tener que dar explicaciones ni justificar nada.

El plazo máximo para ejercerlo es de cinco (5) días hábiles contados desde la celebración del contrato. Ejercido el retracto, el contrato se resuelve y se te reintegra la totalidad del dinero que hayas pagado, sobre el mismo instrumento de pago que usaste, dentro de los quince (15) días calendario siguientes (artículo 47, modificado por el artículo 3 de la Ley 2439 de 2024).

  1. Escribe a contacto@dentalpolaris.com desde el correo de la cuenta, dentro de los cinco días hábiles siguientes a la contratación, diciendo que ejerces el derecho de retracto. No necesitas motivar la solicitud ni adjuntar nada.
  2. Te devolvemos por el mismo medio un acuse con número de radicado, fecha y hora de recepción. Ese acuse es tu constancia de haber ejercido el derecho dentro del plazo.
  3. Te pedimos únicamente los datos indispensables para ejecutar la devolución sobre el instrumento de pago con el que pagaste. No pedimos datos que no hagan falta para ese fin, ni condicionamos la devolución a una encuesta, a una llamada de retención ni a ningún trámite adicional.
  4. Resolvemos el contrato y ordenamos el reintegro del 100 % de lo pagado, sobre el mismo instrumento de pago, dentro de los quince (15) días calendario siguientes a que ejerciste el derecho y suministraste esos datos.
  5. Si por la operación se hubiere expedido factura de venta, la devolución se documenta con la nota crédito correspondiente.

La única excepción prevista por la ley que puede aplicar a un servicio como este es la del artículo 47 numeral 1: los contratos de prestación de servicios cuya prestación haya comenzado con el acuerdo del consumidor. Esa excepción no opera por el solo hecho de que la plataforma se te haya activado o de que hayas entrado a ella. Opera únicamente si, al contratar, solicitaste expresamente que el servicio se activara de inmediato marcando una casilla separada, no premarcada, que te advierte de que por esa razón perderás el derecho de retracto.

Dicho al derecho: si no existe el registro de esa solicitud expresa tuya, no invocamos la excepción y el retracto procede. La carga de probar que la otorgaste es nuestra, no tuya.

6. Reversión del pago

La reversión del pago es un mecanismo distinto del retracto y con causales propias. Está en el artículo 51 de la Ley 1480 de 2011 y desarrollado en el Decreto 587 de 2016, compilado en los artículos 2.2.2.51.1 a 2.2.2.51.14 del Decreto 1074 de 2015. Aplica a los pagos hechos por comercio electrónico con tarjeta de crédito, débito o cualquier otro instrumento de pago electrónico.

Si eres consumidor, puedes solicitar la reversión cuando el pago:

  • Sea objeto de fraude.
  • Corresponda a una operación que no solicitaste.
  • Corresponda a un producto o servicio que no recibiste.
  • Corresponda a un servicio que no es el que solicitaste, o que no cumple las características inherentes o las que le atribuya la información que suministramos sobre él.
  • Corresponda a un servicio defectuoso.
  1. Presenta la queja dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha en que tuviste noticia de la operación fraudulenta o no solicitada, o en que debiste recibir el servicio o lo recibiste defectuoso o distinto de lo solicitado. El canal es contacto@dentalpolaris.com. Si nos la haces llegar por cualquier otro medio la atendemos igual y te la confirmamos por escrito; hoy no operamos una línea telefónica, así que no te ofrecemos un canal que no podríamos atender.
  2. Indica en la queja los motivos, la causal que invocas, el valor por el que reclamas y la identificación del instrumento de pago con el que se hizo la operación (artículo 2.2.2.51.5).
  3. Emitimos constancia de la presentación de la queja, con indicación de la fecha y de la causal que la sustenta. Esta constancia es obligatoria para nosotros, cualquiera sea el medio por el que hayas presentado la queja, y te la enviamos aunque no la pidas.
  4. Dentro de esos mismos cinco (5) días hábiles notificamos a la entidad emisora de tu instrumento de pago para que se surta la reversión.
  5. Los participantes del proceso de pago disponen de quince (15) días hábiles para hacer efectiva la reversión.

Tienes derecho a que te entreguemos el formulario de solicitud de reversión del pago; pídelo por el mismo canal y te lo remitimos. Frente a la solicitud solo son oponibles la inexistencia de la operación, la inexistencia de fondos y la omisión de informar la causal alegada. Y una advertencia que la propia norma impone: si se comprueba que la solicitud se hizo de mala fe, el consumidor puede ser sancionado con multa de hasta cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

Además, si autorizaste un débito automático para el pago periódico de tu suscripción, el parágrafo 2 del artículo 51 y el artículo 2.2.2.51.11 te dan dos derechos que respetamos sin discutir: puedes revocar esa autorización en cualquier momento y sin justificación alguna, y puedes pedir la reversión de los pagos así realizados por cualquier motivo y aun sin justificación, dentro del mes siguiente a que ocurrió el pago.

Un límite que no depende de nosotros y que conviene que conozcas: este capítulo del decreto solo produce efectos cuando el proveedor y la entidad emisora del instrumento de pago están domiciliados en Colombia, y no cubre los pagos hechos por canales presenciales.

8. Devolución por incumplimiento nuestro

Si no prestamos el servicio en las condiciones en que fue contratado, la ley te da un remedio y —esto es lo importante— pone la elección en tus manos. El artículo 11 numeral 3 de la Ley 1480 de 2011 dice que en los casos de prestación de servicios, cuando haya incumplimiento se procederá, a elección del consumidor, a la prestación del servicio en las condiciones en que fue contratado o a la devolución del precio pagado.

Eliges tú. No nos reservamos la facultad de decidir cuál de los dos remedios te corresponde, ni la de determinar unilateralmente si el servicio se ajustó a lo pactado. Si eliges la devolución del precio pagado, la tramitamos.

Si no tienes la calidad de consumidor, el remedio no desaparece: se rige por el derecho común. El artículo 1546 del Código Civil te permite pedir, a tu arbitrio, la resolución del contrato —con las restituciones que ella implica— o su cumplimiento, con indemnización de perjuicios; y el artículo 973 del Código de Comercio te habilita a dar por terminado el suministro cuando el incumplimiento te haya ocasionado perjuicios graves o tenga cierta importancia.

  1. Presenta tu reclamación a contacto@dentalpolaris.com, describiendo qué falló, cuándo y qué remedio eliges. Sirve cualquier medio escrito; si nos llega por otra vía la atendemos igual y te la confirmamos por escrito. Hoy no operamos una línea telefónica.
  2. Te radicamos la reclamación con número, fecha y hora, y te enviamos ese radicado para que puedas hacerle seguimiento.
  3. Respondemos de forma motivada y con todas las pruebas en que se basa nuestra respuesta, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la recepción (artículo 58 numeral 5 literal c).
  4. Si procede la devolución, la ejecutamos conforme a la sección 13: sobre el mismo medio de pago y dentro de los plazos allí comprometidos.

Plazo para reclamar: mientras el contrato esté vigente y, tratándose de controversias contractuales, a más tardar dentro del año siguiente a la terminación del contrato (artículo 58 numeral 3).

9. Si cambiamos la tarifa o los términos

Podemos modificar las tarifas de los planes y actualizar los documentos contractuales, pero no de cualquier manera. Estas son las cuatro reglas que nos imponemos, y de las que depende que el cambio sea válido:

  1. Irretroactividad. Ningún cambio de precio afecta un periodo ya facturado o prepagado. Si pagaste un año por adelantado, ese año se rige por el precio que pagaste. El nuevo precio solo puede surtir efectos a partir del siguiente periodo de facturación.
  2. Preaviso con constancia. Te avisamos por correo electrónico y mediante aviso en la plataforma con una antelación no inferior a treinta (30) días calendario en los planes mensuales y a sesenta (60) días calendario en los planes anuales, para que puedas decidir antes de la renovación.
  3. Derecho de salida sin penalidad. Dentro del plazo de preaviso puedes terminar el contrato por esa causa, sin penalidad alguna, y con derecho al reembolso proporcional de las sumas que hayas pagado y no se hayan ejecutado.
  4. Aceptación expresa para los cambios sustanciales. Los cambios que afecten el precio, el objeto del servicio, el tratamiento de datos personales o el régimen de responsabilidad requieren que los aceptes expresamente. Mientras no lo hagas, sigue rigiendo la versión que aceptaste hasta el vencimiento del periodo en curso.

El uso continuado de la plataforma no equivale a aceptar un cambio. No presumimos tu voluntad ni tratamos tu silencio como consentimiento cuando de ello se derivan obligaciones económicas a tu cargo.

El reembolso proporcional se calcula sobre los días del periodo pagado que resten desde la fecha efectiva de terminación hasta el final de ese periodo, y se paga conforme a la sección 13.

10. Cancelación de la suscripción

Puedes cancelar tu suscripción cuando quieras, desde el panel de facturación de la plataforma, con la misma facilidad y por el mismo medio con que la contrataste. No exigimos carta física, ni llamada de retención, ni preaviso, ni ningún requisito superior a los que te pedimos al contratar. Tampoco cobramos penalidad ni cargo por terminación anticipada.

Efecto de la cancelación: se detiene la renovación. Tu acceso continúa completo, sin recortes de funcionalidad, hasta el último día del periodo que ya pagaste, y a partir de ahí no se genera un nuevo cobro.

No devolvemos la fracción del periodo que no alcances a usar, y la razón es la que hace que esto sea legítimo y no una retención indebida: durante todo ese tiempo el servicio se sigue prestando y está disponible para ti. No es un caso de objeto contratado que no se ejecuta, sino de un servicio ejecutado que decides no usar. Si el servicio efectivamente dejara de prestarse, ya no estaríamos en esta sección sino en la 8, y allí la devolución sí procede a tu elección.

Si tu plan se renueva automáticamente, cancelar antes de la fecha de renovación evita el siguiente cobro. Y si el pago se hace por débito automático autorizado, recuerda que puedes revocar esa autorización en cualquier momento y sin justificación (sección 6).

11. Mora, suspensión y tus datos

Si un pago no se realiza en la fecha prevista, empieza a correr un periodo de gracia de catorce (14) días calendario, salvo que se te haya informado uno distinto para tu cuenta. Durante la gracia el servicio se sigue prestando con normalidad y te enviamos avisos de cobro. Agotada la gracia sin pago, podemos suspender el acceso a la plataforma. Al ponerte al día, la reactivación es inmediata.

Qué pasa con el dinero: lo ya pagado no se devuelve, porque corresponde a periodos en los que el servicio sí se prestó. Y no cobramos intereses distintos de los autorizados legalmente.

Qué pasa con tus datos, que es lo que de verdad importa. La suspensión bloquea el uso de la plataforma, pero no es —ni podría ser— una retención de tu información. No ejercemos ni ejerceremos derecho de retención alguno sobre los datos de tu clínica ni sobre las historias clínicas de tus pacientes, y no condicionamos su entrega al pago de suma alguna. Si estando suspendido necesitas tu información, escríbenos y te la entregamos dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a tu solicitud, estés al día o no: es el mismo plazo único de la cláusula 18 de los Términos, para que no tengas que averiguar cuál de dos plazos te aplica. Ese compromiso es manual y personal: no depende de que sigas teniendo sesión abierta.

Este compromiso no es una cortesía: la custodia de la historia clínica corresponde al prestador que la generó (artículo 13 de la Resolución 1995 de 1999), su retención por quince años pesa sobre ti (artículo 3 de la Resolución 839 de 2017), y [[RAZÓN SOCIAL]] es apenas Encargado del Tratamiento, obligado a garantizar al titular en todo tiempo el ejercicio de su hábeas data (artículos 8 y 18 de la Ley 1581 de 2012). Usar los datos de tus pacientes como palanca de cobro contra ti sería ilegal, y no lo haremos. Subsiste después de terminado el contrato, por cualquier causa.

12. Cómo solicitar una devolución

Hay un solo canal y no tiene secretos: contacto@dentalpolaris.com. Puedes escribir desde el correo de tu cuenta o desde cualquier otro, siempre que podamos identificar la suscripción. Hoy no operamos una línea telefónica; cuando la habilitemos, el número se publicará en la sección 16 de este documento.

No hay un botón de devolución dentro de la plataforma. Las solicitudes se tramitan a mano, una por una, y por eso el radicado importa: es lo que fija la fecha y hace correr los plazos.

  1. Escribe indicando, si lo sabes, cuál de los casos de esta política invocas. Si no lo sabes, describe lo que pasó: identificar la figura correcta es trabajo nuestro, no tuyo.
  2. Incluye lo mínimo para poder actuar: el correo o el NIT con el que contrataste, la fecha aproximada del pago y el valor reclamado.
  3. Te respondemos con un número de radicado, la fecha y la hora de recepción, y te decimos qué plazo aplica a tu caso.
  4. Si tu solicitud es de reversión del pago, la constancia lleva además la causal invocada, tal como lo exige el artículo 2.2.2.51.4 del Decreto 1074 de 2015.
  5. Toda reclamación recibe respuesta motivada y con las pruebas en que se funda dentro de los quince (15) días hábiles siguientes. Si dentro de ese término no respondemos, la ley lo tiene como indicio grave en nuestra contra.

No condicionamos ninguna solicitud a que primero canceles la suscripción, a que aceptes un crédito en servicio en vez del dinero, ni a que firmes un acuerdo de confidencialidad. Y no exigimos abogado: para reclamar ante nosotros, ni ante la Superintendencia de Industria y Comercio, hace falta.

13. Cómo y cuándo se devuelve el dinero

Toda devolución se hace en pesos colombianos y sobre el mismo instrumento o medio de pago con el que pagaste, salvo que acordemos contigo otro medio. No devolvemos en saldos, créditos internos ni cupones, a menos que tú lo prefieras y lo digas por escrito.

Reintegro
La devolución del 100 % de lo pagado, propia del retracto. El contrato se resuelve y las partes vuelven al estado anterior.
Reversión del pago
No la ejecutamos nosotros solos: la operación se deshace a través de la entidad emisora de tu medio de pago, con nuestra notificación. Por eso el plazo lo cumplen conjuntamente los participantes del proceso de pago.
Reembolso proporcional
La devolución de la parte del periodo ya pagado que no se ejecuta, calculada por días. Es el remedio de la terminación por cambio de tarifas o de términos.
Plazos máximos comprometidos, contados desde que ejerciste el derecho y suministraste los datos necesarios para ejecutar la devolución.
CasoPlazo máximoSobre qué medioFundamento
Retracto15 días calendarioEl mismo instrumento de pago utilizadoArtículo 47 de la Ley 1480 de 2011, modificado por el artículo 3 de la Ley 2439 de 2024
Reversión del pago15 días hábiles para hacerla efectiva, tras nuestra notificación al emisor dentro de los 5 días hábiles siguientes a tu quejaEl instrumento de pago electrónico usado en la operaciónArtículos 2.2.2.51.6 y 2.2.2.51.8 del Decreto 1074 de 2015
Incumplimiento nuestro, cuando eliges la devolución del precio15 días hábiles desde que radicas la reclamaciónEl mismo medio de pagoArtículo 11 numeral 3 de la Ley 1480 de 2011; compromiso propio en cuanto al plazo
Reembolso proporcional por cambio de tarifas o de términos15 días hábiles desde la fecha efectiva de terminaciónEl mismo medio de pagoCompromiso propio, condición de validez de la modificación

Los dos primeros plazos los fija la ley y no los podemos alargar. Los dos últimos son compromisos que asumimos y que cumplimos manualmente; si en un caso concreto necesitáramos más tiempo, te lo diremos por escrito antes de que venza, explicando por qué y cuándo quedará resuelto.

Ninguna devolución genera costo para ti: no descontamos comisiones de pasarela, gastos administrativos ni cargos por trámite del valor que te corresponde.

14. Comprobantes, factura e impuestos

Los precios de los planes se informan en pesos colombianos e incluyen los impuestos aplicables. Es el precio total que pagas y el único al que estás obligado (artículo 26 de la Ley 1480 de 2011). Las devoluciones se calculan sobre el valor efectivamente pagado, impuestos incluidos.

Si por la operación se hubiere expedido factura de venta, la devolución se documenta con la nota crédito correspondiente. La factura que corresponda al pago de tu suscripción se expide por separado y no se genera desde la plataforma.

Los comprobantes, recibos y reportes que genera Dental Polaris —tanto los del CRM para tus pacientes como el registro del pago de tu suscripción— son documentos internos de gestión y NO son factura electrónica de venta ni documento equivalente para efectos tributarios. No estamos denominados como factura de venta, no llevamos numeración autorizada por la DIAN, no tenemos CUFE ni formato XML validado. Expedir la factura electrónica de venta por los servicios odontológicos que prestas es una obligación tuya, indelegable, conforme a los artículos 615, 616-1 y 617 del Estatuto Tributario y a la Resolución DIAN 000227 de 2025. Una factura solo se entiende expedida cuando la DIAN la valida y se entrega al adquirente.

15. Reclamaciones, plazos de respuesta y autoridad de vigilancia

Toda reclamación relacionada con esta política —o con cualquier otro aspecto del servicio— se presenta a contacto@dentalpolaris.com. La radicamos con número, fecha y hora, te enviamos ese radicado y puedes hacerle seguimiento por el mismo canal. Guardamos el historial completo de cada reclamación.

Nos comprometemos a responder de forma motivada y con todas las pruebas en que se basa la respuesta dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la recepción, tal como lo exige el artículo 58 numeral 5 literal c de la Ley 1480 de 2011. No responder dentro de ese plazo, o negarnos a recibir una reclamación, se aprecia como indicio grave en nuestra contra y da lugar a sanciones. Lo decimos aquí para que sepas que el silencio no nos favorece.

Si no quedas conforme con nuestra respuesta, conservas íntegras las acciones del artículo 56 de la Ley 1480 de 2011. Si eres consumidor, puedes acudir a la acción de protección al consumidor ante la Superintendencia de Industria y Comercio o ante el juez competente, a prevención. La Superintendencia tiene competencia en todo el territorio nacional y no se requiere actuar por intermedio de abogado.

  • Autoridad de protección al consumidor en Colombia: Superintendencia de Industria y Comercio, https://www.sic.gov.co
  • También es competente el juez del lugar donde se haya comercializado o adquirido el producto, o realizado la relación de consumo.
  • Nada en este contrato puede entenderse como renuncia o limitación a esas acciones, ni te obliga a someterlas a arbitraje antes de que surja la controversia.

Este contrato se rige por la ley colombiana.

16. Vigencia, versiones y contacto

Esta política forma parte integral de los Términos y Condiciones (/terminos) y se lee junto con ellos. En lo relativo al tratamiento de los datos personales, consulta la Política de Tratamiento de Datos Personales (/privacidad).

Cada versión de este documento lleva número y fecha de vigencia y permanece publicada, disponible para consulta, impresión y descarga antes y después de la contratación. La versión que rige tu contrato es la que aceptaste al contratar, y conservamos el registro de esa aceptación: subir la versión no cambia retroactivamente el contrato que ya aceptaste. Te entregamos el texto íntegro de tu versión cuando lo pidas, y nos obligamos a publicar cada versión en dirección propia y permanente dentro de los tres (3) meses siguientes a la fecha de vigencia de esta.

Si alguna cláusula de esta política resultare ineficaz o nula, las demás conservan plena eficacia en la máxima medida permitida por la ley, conforme al artículo 44 de la Ley 1480 de 2011.

Responsable del servicio: [[RAZÓN SOCIAL]], NIT [[NIT]], con dirección de notificación judicial en [[DIRECCIÓN DE NOTIFICACIÓN]], [[CIUDAD]], Colombia. Correo electrónico contacto@dentalpolaris.com. Todavía no operamos una línea telefónica de atención: cuando la habilitemos, el número se publicará en esta misma sección.

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